System EDI (z ang. Electronic Data Interchange, elektroniczna wymiana danych) to technologia, która w większości sektorów staje się już normą i jest stosowana przez partnerów biznesowych do usprawnienia wymiany danych oraz przyspieszenia obiegu dokumentów w firmach. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na znaczące zredukowanie ilości dokumentów papierowych, co przekłada się m. in. na znaczące usprawnienie komunikacji pomiędzy kontrahentami.
Cechy systemów EDI
Za najbardziej charakterystyczne cechy elektronicznego systemu obiegu dokumentów w firmie należy uznać:
- zastosowanie do przesyłki komunikatów oraz dokumentów określonej struktury i formatu,
- komunikowanie się systemów informatycznych w sposób bezpośredni,
- skalowalność, dzięki której zwiększenie wolumenu przesyłanych informacji nie oznacza konieczności inwestycji w rozbudowę infrastruktury,
- bezpieczeństwo, wynikające z udostępniania przesyłanych informacji wyłącznie uprawnionym użytkownikom.
Co zyskujesz dzięki elektronicznemu systemowi wymiany dokumentów?
Do najważniejszych zalet systemu elektronicznego obiegu dokumentów należy zaliczyć przyspieszenie procesu przetwarzania dokumentów, zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów związanych z manualnym wprowadzaniem danych, eliminację duplikatów danych oraz zmniejszenie kosztów przesyłania, przechowywania i zarządzania dokumentami.
Jak wdrożyć system EDI i jaki jest jego koszt?
Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów najczęściej wiąże się z koniecznością zintegrowania komunikacji pomiędzy systemami informatycznymi podmiotów chcących korzystać z tego rozwiązania, choć systemy EDI są także dostępne w wersji WEB, która nie wymaga integracji z systemami informatycznymi. Aby uniknąć potencjalnych problemów najlepiej skorzystać z jednego ze specjalistycznych rozwiązań, które są dostępne na rynku. Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie samodzielnie, jakkolwiek możliwe, wiąże się z koniecznością stworzenia odpowiedniej infrastruktury, serwerów, niezbędnego oprogramowania oraz właściwych zabezpieczeń, co jest znacznie droższe, niż zaimplementowanie technologii już istniejących i sprawdzonych.
Jakie są najpopularniejsze formaty dokumentów elektronicznych?
Na chwilę obecną największą popularnością cieszą się w Polsce formaty XML oraz UN/EDIFACT (z ang. United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). Dokumenty w formacie UN/EDIFACT są uniwersalne, dzięki czemu znajdują zastosowanie we wszystkich branżach i krajach. Warto jednak pamiętać, że odpowiednio wybrany operator EDI nie powinien mieć żadnego problemu z dostosowaniem formatów czy ich translacją.
Standardy EDI
Aby usprawnić współpracę pomiędzy podmiotami korzystającymi z elektronicznej wymiany danych opracowano standardy formatu wymiany informacji, które są powszechnie używane w elektronicznych systemach obiegu dokumentów. Istnienie standardów w tym zakresie sprawia, iż każdy podmiot tworzy i przetwarza dokumenty we własnym, wewnętrznym formacie, z którego dokumenty są konwertowane na format obowiązujący u kontrahenta w chwili odbioru przez system informatyczny odbiorcy.
Czy EDI to dobry sposób na przesyłanie e-faktur?
Tak, systemy EDI pozwalają sprawnie i bezbłędnie przesyłać e-faktury pomiędzy partnerami handlowymi. Co ważne, w przypadku właściwego skonfigurowania elektronicznego obiegu faktur, czas upływający od chwili złożenia zamówienia do wystawienia faktury może być bardzo krótki – nawet kilkanaście lub kilkadziesiąt sekund.
Czy dzięki systemowi EDI można zrezygnować z faktur papierowych?
Tak, prawidłowo wdrożony system EDI pozwala zrezygnować z wystawiania faktur papierowych nawet w sytuacji, gdy odbiorca nie przechowuje faktur w formie elektronicznej. W takim przypadku możliwe jest np. wystawienie faktury na portalu, z którego odbiorca może po zalogowaniu pobrać dokument, przesłanie odbiorcy linku prowadzącego bezpośrednio do wystawionego dokumentu albo przesłanie mailem faktury w pliku PDF. W każdym z tych przypadków odbiorca może otrzymaną fakturę wydrukować i przechowywać w formie papierowej.
Czy elektroniczny system wymiany dokumentów posiada jakieś wady?
Każde rozwiązanie niesie jakieś zagrożenia, w przypadku EDI jest ich nie wiele, ale może to być utrata przesyłanych danych jeśli podczas transferu dojdzie do problemów technicznych, dlatego warto dobrze wybrać operatora EDI. Wdrożenie systemu EDI i zawarcie współpracy z jego operatorem oznacza bowiem powierzenie tej firmie danych niezwykle ważnych z perspektywy biznesowej. Samo zaufanie zatem nie wystarczy – zawsze należy upewnić się, czy i jak często operator robi backup danych, w jaki sposób są zabezpieczone serwery oraz kto ma do nich dostęp. Warto w tym kontekście podkreślić, że komunikaty przesyłane za pośrednictwem platformy EDI nie giną, a nadawca i odbiorca zawsze wiedzą, czy informacje zostały odebrane przez drugą stronę.
Przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji
Dzięki wyeliminowaniu konieczności wielokrotnego wprowadzania ręcznego tych samych danych znacznie zmniejsza się ryzyko przekazania kontrahentowi błędnych informacji. To z kolei przekłada się na szybszą obsługę zamówień i redukcję czasu ich przetwarzania. Systemy EDI mogą również weryfikować poprawność wprowadzonych danych, a dzięki poprawie przepływów pieniężnych wynikającej z usprawnienia przepływu dokumentów redukują długość cyklu realizacji zamówienia i rozliczenia.