Archiwizacja dokumentów związanych z działalnością firmy staje się tym większym problemem, im większego przedsiębiorstwa dotyczy. Dokumenty pracownicze, faktury czy umowy to tylko przykłady dokumentów, które są przechowywane w firmowych archiwach tradycyjnych. Koszty związane z obsługą takiego archiwum nie są małe, ale na szczęście obecnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji alternatywę – elektroniczne archiwum dokumentów.
Tradycyjne archiwum a bezpieczeństwo dokumentów
Obowiązek prowadzenia archiwum dokumentów wynika z obowiązujących w Polsce przepisów prawa, które przewiduje możliwość utylizacji dokumentów po upływie ich określonego ustawowo terminu ważności lub przydatności. Należy jednak zauważyć, że przechowywanie dokumentacji firmy w wersji papierowej znacząco obniża poziom bezpieczeństwa takiego archiwum – jest ono narażone na ingerencję osób trzecich, pożary, zalania i inne czynniki, które mogą utrudnić albo wręcz uniemożliwić odczytanie informacji znajdujących się na dokumentacji papierowej. Dokumenty nie są zatem w takich archiwach bezpieczne, a im większe archiwum, tym trudniej odnaleźć potrzebny dokument w razie potrzeby.
Czym dokładnie jest elektroniczne archiwum dokumentów?
Archiwum dokumentów elektronicznych to więcej niż cyfrowe repozytorium, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty danego przedsiębiorstwa w wersji zdigitalizowanej. Dzięki temu archiwum elektroniczne pozwala błyskawicznie odnaleźć poszukiwany dokument, a dodatkowo możliwe jest sprawdzenie kto i kiedy pobierał plik, nie moonanie zzależnie od
Jak przebiega digitalizacja dokumentów?
Pierwszym etapem elektronicznej archiwizacji dokumentów zawsze powinno być precyzyjne określenie potrzeb danego przedsiębiorstwa w tym zakresie – w zależności bowiem od ilości dokumentów do zarchiwizowania konieczne będzie przydzielenie zespołu pracowników do tego zadania lub powierzenie go zewnętrznej firmie. W przypadku elektronicznej archiwizacji dokumentacji obejmującej wiele lat to drugie rozwiązanie będzie zdecydowanie korzystniejsze – pracownicy będą zajmować się wykonywaniem swoich obowiązków, a digitalizacja dokumentów będzie odbywać się według wytycznych przekazanych firmie zewnętrznej.
Co się stanie z dokumentami w wersji papierowej?
Zarządzanie dokumentami papierowymi po ich zdigitalizowaniu wygląda odmiennie w różnych firmach. Niektóre podmioty decydują się na zachowanie dotychczasowego archiwum papierowego, przy czym dokumenty trafiają do specjalnie oznakowanych pojemników i mogą być przechowywane poza siedzibą firmy. Warto jednak pamiętać, iż archiwizacja elektroniczna pozwala na zniszczenie większości fizycznych dokumentów, które zostały zdigitalizowane. Musi się to odbyć zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi w tym zakresie.
Zalety przetrzymywania dokumentów w formie cyfrowej
Największą zaletą przechowywania dokumentów firmowych w elektronicznym archiwum jest znaczące skrócenie czasu uzyskania dostępu do dowolnego zdigitalizowanego dokumentu. Również bezpieczeństwo tak przechowywanych danych jest nieporównywalnie większe niż w przypadku archiwum tradycyjnego, ponieważ zasady archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej obligują do regularnego wykonywania kopii bezpieczeństwa takich danych. Poza tym, jeśli korzystamy z dobrej platformy wiemy jaka była ścieżka akceptacji, kto i kiedy przeglądał i akceptował te dokumenty.
Czy elektroniczne archiwum dokumentów się opłaca?
Biorąc pod uwagę fakt stale postępującej cyfryzacji biznesu, archiwizacja elektroniczna jest nie tylko opłacalna – to konieczność. Redukcja kosztów utrzymania firmy, zwiększenie efektywności pracy czy błyskawiczny dostęp do dokumentów wystawionych nawet wiele lat wcześniej to tylko najważniejsze zalety z wdrożenia systemu archiwizacji dokumentów w postaci elektronicznej. Kolejną korzyścią jest zwolnienie przestrzeni, która dotychczas była niezbędna, aby w odpowiednich warunkach przechowywać rosnące ilości teczek isegregatorów wypłonionych papierem.
Kwestia norm prawnych
Należy pamiętać, że zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne archiwa muszą być prowadzone zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami prawnymi w tym zakresie. Dla przykładu w przypadku e-faktur oznacza to konieczność przechowywania ich i udostępniania do wglądu organom kontroli podatkowej przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin ważności danej faktury. Warto zauważyć, że dużo łatwiej wydzielić i udostępnić dokumenty, które są sprawdzane.
Inteligentne oprogramowanie przyszłości
Elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz powszechniejszy już nie tylko w dużych firmach – również mniejsze podmioty, zachęcone możliwością redukcji kosztów utrzymania, chętnie korzystają z archiwizacji dokumentów w elektronicznej postaci. Obecnie używane programy do obsługi tego rodzaju archiwów pozwalają m. in. na integrację interfejsu archiwum z systemem finansowo-księgowym i stały dostęp online, są również skalowalne.