Faktury elektroniczne są przez polskich przedsiębiorców stosowane już od wielu lat,. W kwietniu 2019 planowane jest uruchomienie dedykowanej platformy do obsługi e-faktur przez jednostki administracji publicznej.
Czym jest faktura elektroniczna?
Według aktualnie obowiązujących regulacji prawnych faktura elektroniczna to taka faktura, która zawiera wszelkie wymagane ustawowo dane oraz została wysłana i otrzymana drogą elektroniczną niezależnie od formatu, w jakim została utworzona.
Co musi zawierać faktura elektroniczna?
W przypadku e-faktur obowiązują te same regulacje prawne, co w przypadku faktur tradycyjnych (papierowych). Faktura elektroniczna musi zatem zawierać datę wystawienia, kolejny numer identyfikacyjny, imiona i nazwiska albo nazwy, a także adresy podatnika oraz nabywcy, numer identyfikacyjny podatnika oraz nabywcy, datę wykonania usługi lub dostarczenia towarów (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury), określenie towaru albo usługi, ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, ewentualne kwoty rabatów (jeśli nie są uwzględnione w cenie netto), wartość sprzedaży netto, stawkę należnego podatku, łączną wartość sprzedaży netto (z wyszczególnieniem kwot dotyczących konkretnych stawek podatkowych) oraz sumaryczną kwotę należności.
Zasady wystawiania faktur elektronicznych
Ustawa o VAT precyzuje, iż obowiązkiem podatnika wystawiającego elektroniczną fakturę VAT jest zapewnienie autentyczności jej pochodzenia (rozumianej jako pewność odbiorcy co do tożsamości wystawcy faktury), integralności jej treści (czyli zagwarantowania braku zmian w fakturze po jej wystawieniu) oraz czytelności.
Jaki jest standard faktury elektronicznej?
Obecne regulacje prawne nie precyzują formatu ani standardu, w jakim należy wystawiać e-faktury, o ile spełniają one wszystkie ustawowe wymagania formalne wspomniane wcześniej. Należy pamiętać, iż zarówno faktura elektroniczna, jak i faktura papierowa nie wymagają podpisu – jest on jednak jednym ze sposobów na spełnienie warunku autentyczności faktury.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne zgodnie z wymogami ustawowymi muszą być przechowywane przez 5 lat (liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku), przy czym mogą zostać one zarchiwizowane na dowolnych nośnikach elektronicznych pod warunkiem, że organom kontroli podatkowej zostanie zapewniony do nich łatwy dostęp w razie konieczności. Obowiązuje również zasada zapewnienia autentyczności i integralności treści przechowywanych faktur. Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych
Projekt Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwach publiczno-prywatnych z dnia 27 lipca 2018 roku przewiduje, iż z dniem 18 kwietnia 2018 roku wszystkie instytucje, które są zobowiązane do stosowania ustawy: Prawo zamówień publicznych, będą ustawowo zobligowane do odbierania faktur w postaci elektronicznej. W temu jednostki administracji Publicznej powinny założyć konto na bezpłatnej Platformie Elektronicznego Fakturowania, wersja testowa jest dostępna tutaj: https://demo.pef.cloud/.