Przejście na wystawianie faktur elektronicznych jest niezwykle korzystne dla każdej firmy, która się na taki krok zdecyduje. Poniżej prezentujemy przewodnik, w którym opisujemy elektroniczne fakturowanie krok po kroku – zapraszamy do lektury!
Jaki wymogi należy spełniać, aby przejść na e-faktury
Podstawowym wymogiem wobec przedsiębiorcy, który chce wystawiać e-faktury, jest uzyskanie przez niego zgody od kontrahentów na przesyłanie faktur elektronicznych. Dodatkowo obowiązkowo należy zagwarantować autentyczność pochodzenia faktury elektronicznej (odbiorca musi mieć pewność, iż faktura pochodzi rzeczywiście od nadawcy), jak również zapewnić integralność treści faktury od momentu jej utworzenia.
Ile możesz zaoszczędzić dzięki e-faktorom?
Według informacji udostępnionych przez ustawodawcę średnie oszczędności wynikające z przejścia na e-faktury zgodne ze standardem wymaganym przez planowaną ustawę o fakturowaniu elektronicznym wyniosą 15,77 zł, co stanowi 20% oszczędności na pojedynczej fakturze. Łatwo zatem przewidzieć, że im większa liczba faktur jest obsługiwana w danym przedsiębiorstwie, tym większe oszczędności są możliwe po przejściu na e-fakturowanie.
Czy pliki pdf to też faktury elektroniczne?
Należy rozróżnić dwa rodzaje plików, faktura w formacie PDF oraz faktura w formacie pdf z zaszytymi wewnątrz metadanymi w xml. Przyjęło się, że obydwa typy faktur określane są mianem e-faktur, jednak jest między nimi duża różnica. Sam pdf, bez dodatkowych danych jest elektronicznym obrazem faktury, nie ma możliwości automatycznego wczytania danych do systemu księgowego. Natomiast jeśli pdf ma zaszyte metadane, wtedy taki dokument może być automatycznie zaczytany i nie wymaga manualnego wprowadzania danych.
Ile czasu trwa wdrożenie systemu do e-fakturowania w firmie?
Czas potrzebny na wdrożenie systemu do e-fakturowania jest zależny od wielu czynników, z których najważniejsze to wielkość firmy, liczba obsługiwanych przez nią faktur oraz stopień zaawansowania wdrażanego systemu. Z tego względu docelowy czas wdrożenia zawsze jest określany dla konkretnego podmiotu.
Czy trzeba uzyskać zgodę kontrahenta na otrzymanie e-faktury?
Tak, zgoda na stosowanie faktury w wersji elektronicznej jest wymagana od każdego odbiorcy tego rodzaju dokumentów. Co istotne, nie ma znaczenia liczba podmiotów, z którymi wystawca faktur prowadzi biznes: jeśli chce wysyłać e-faktury do danego odbiorcy, musi wcześniej uzyskać od niego zgodę. Warto jednak w tym kontekście zauważyć, że przepisy prawa nie precyzują formy, w jakiej zgoda taka musi zostać udzielona, co oznacza, że nie musi ona przyjmować formy pisemnej – może to być zgoda ustna.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu e-faktur
Do najczęstszych błędów pojawiających się na obecnie wystawianych e-fakturach VAT należą omyłki w adresie lub nazwie kontrahenta, nieprawidłowe lub niepełne numery kont bankowych, a także niewłaściwa numeracja faktur. Dość powszechnie zdarzają się również błędy w dacie sprzedaży.
Jak przechowywać faktury elektroniczne w firmie?
Każda faktura elektroniczna musi być przechowywana do zakończenia ustawowego czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności należnego podatku. E-faktury polskich firm mogą być przechowywane poza granicami kraju, ale należy umożliwić do nich łatwy dostęp organom kontroli skarbowej, jeśli zachodzi taka potrzeba. Faktury w postaci elektronicznej mogą być przechowywane na dyskach twardych, płytach CD/DVD lub innych nośnikach, zapewniających trwałość zapisu.
E-faktury niedługo będą standardem
Przejście na e-faktury jest nie tylko opłacalne pod względem finansowym – eliminuje również wiele problemów związanych z przesyłaniem i obsługą faktur papierowych. Dodatkowo już niebawem wszyscy wykonawcy zamówień publicznych będą musieli przejść na system e-faktur, by spełniać wymogi przepisów Unii Europejskiej (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych).